一、项目名称

机要文件智能化、规范化管理的解决方案「智能文件交换站」

二、项目背景

机要文件是中国共产党领导我国发展的重要基础，是衔接人民群众和党的重要枢纽，具有高度的机密性和重要性，是事业单位、机关单位资料管理的关键，也是对秘书部门的严重考验。就目前事业单位秘书部门的工作质量来看，保密工作还有待加强，在收发文件、盖章、文件管理等方面还有所欠缺，影响着机要文件管理的质量和效率，是当前亟待解决的问题。

三、项目难题

目前，机要文件的管理普遍存在着以下几点现象需要解决：

（1）管理人员的文件管理意识薄弱；

（2）机要文件管理不够规范，在收发文件、印章、借阅、复印等方面的规范性都有所缺乏，影响了机要文件的管理；

（3）缺乏有效的监督机制，影响文件的机密性和严密性，信息随时都存在被窥探的危险。

四、解决方案

智能机要文件交换站是瑞丰智柜推出的结合智能文件交换柜以及跟踪系统的文件管理平台，旨在协助机关单位对机关文件、保密文件进行高效、规范化的管理以及有效的监督。

智能文件交换系统是整个机要文件交换自动化站的核心部分，包含智能主控机柜及智能文件交换与跟踪系统管理软件，包括但不限于以下功能：

（1）对于收到的机要文件进行快速登记、投箱分发和跟踪流转记录；

（2）对于所有文件、信件信息能够在系统中通过各种条件进行查询和统计。

（3）对收文、签报、发文、信件等信息化管理，实现文件信息的有序管理、交接过程安全保密、物件与信息结合的实时监控目的，保证文件在流转过程中始终受到管理人员的监管，从而减少人为因素造成文件意识、查找困难、责任不清、互相推诿等现象发生，保证机要文件运转的的安全性和高效性。

两大重要组成部分：

（1）控制中心（主柜）

多功能集合管理中心，与电子文件柜配合使用，为智能交换箱提供电源和控制主机，是用户进行取件工作的必要操作设备，具有安全稳定的工作性能。多组智能交换箱只需配备一台控制柜。

（2）智能文件交换柜（副柜）

具有智能化控制系统，能进行人为功能设置、人员操作使用的文件、信件收取设备。箱体由一个或多个箱格组成，每个箱格代表一个收件单位，箱格配有独立控制电路板，实现收件单位的独立操作。智能化的识别系统+远程云端操作可以有效地解决大多数文件交换中遇到的问题。

智能识别系统有：人脸识别、虹膜识别、RFID卡等，1对1的身份识别，再次提升文件的安全保障和管理监督功能。

五、功能概览

瑞丰智柜致力于为客户提供场景化智能储物解决方案，目前拥有研发团队100+人，已解决了500+场景智能储物难题（如大型工厂园区储物的解决方案），为了开发更多的智能储物应用场景并储备相应的经验，我司免费将为需求智能文件交换站的客户提供专属的功能定制和外观设计的解决方案。欢迎咨询！