智能档案柜管理系统有何优点?
来源:智能档案柜 作者:chanvo.cn 发布日期: 2020-09-22 浏览: 0
随着信息的发展,档案信息越来越多样化,各部门对档案的管理面对更多挑战,智能档案柜助力档案管理部门建立信息化交流体系,实现数字化平台整理、归类、盘点,重建实体文档资料保管平台。

随着信息的发展,档案信息越来越多样化,各部门对档案的管理面对更多挑战,智能档案柜助力档案管理部门建立信息化交流体系,实现数字化平台整理、归类、盘点,重建实体文档资料保管平台。

智能档案柜内部结构图

一、智能档案柜主要包括五个部分:

①数据收集服务:它由数据收集器和RFID管理模块组成,集中监视,存储和处理文件管理和监督,这是整个设备的核心。

②操作管理:它由RFID读写模块和标签发行组成,可以完成档案信息RFID标签的统一制成并加载新的档案。

③流通监控:当文件借出时,帮助文件管理器写入相关信息,退回时检查文件并验证RFID标签中的信息。

④监控定位:通过管理模块和操作管理软件,可以方便地查看每个归档文件的位置并实时监控文件状态。

⑤权限和安全监督:采用分级设置,分级管理,并采用相应的系统功能来控制用户的使用范围。使用外部监控设备进行管理,收集用户信息并自动保存操作信息;它还具有针对异常情况的自动警报功能。

智能档案柜展示图

二、对于用户而言,我们提供的智能档案柜可以实现:

(1) 简化的操作流程:该设备大大提高了文件管理的工作效率,不仅提高了文件查阅,出借,归还的速度,而且还智能地监视和管理文件访问人员及相应的文件信息;包括文件撤回,退货,查询,目录,库存,异常警报等。

(2) 高可用性:我们的设计可以使用公司专利技术在非常不利的通信环境(空间较小的文件柜中)中使用,该技术可以高效,准确,可靠和完整地读取文件柜中的标签信息(文件信息)。单个文件柜中使用固定的UHF读取器,设备的综合性能体现在基于RFID技术的智能文件管理中。

(3) 低成本:由于我们使用UHF RFID技术,因此标签具有成本效益,并取得了良好的市场应用效果。由于档案保存的持久性,UHF RFID的低成本已得到更好的体现。

(4) 更快的处理速度:UHF RFID阅读器扫描标签获取数据时,标签无需与阅读器直接对齐,读写速度快。同时,RFID使用无线电波有效地传输信息,从而避免传输障碍的问题。

(5) 安全性好 RFID标签的内部可以划分为单独的应用区域,以存储不同的应用数据。每个电子标签都有一个全球唯一的序列号,该序列号是在生产过程中写入的,不能更改。

(6) 使用方便:基于RFID的文件监视系统的安装和调试非常简单,以后的使用以及操作和维护也非常方便,并且具有防盗和防丢失功能,并且可以提供可靠的性能和高度易用性。

智能档案柜侧面展示图

在当今设备的多元化应用中,智能档案柜管理系统具有很强的适用性和可扩展性。在文件固有的库存管理和存储位置管理功能的基础上,增加了查询分析功能,以方便用户及时获取文件信息,方便调用和获取所需文件。它还扩展了文件保留功能。用户使用电子设备进行约会,以获取所需的物理文件或通过在线批准过程访问电子文件信息。通过微信和QQ的信息提醒功能,可以实现文件过期和过期的提醒;系统会自动发送信息,以提醒借款人,借调人员和档案工作人员注意借阅和借调的未归还文件的文件可追溯性。

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