RFID保密文件柜比传统文件柜有哪些优势?
来源:chanvo 作者:智能柜厂家 发布日期: 2021-03-04 浏览: 0
RFID保密文件柜的组成包括:RFID标签、钢制柜体结构、联网控制平台、权限认证模块等。在使用前先将文件贴上标签,与管理软件中的记录相对应,当用户将该文件存/取到保密文件柜时,系统会自动扫描标签。

RFID保密文件柜的组成包括:RFID标签、钢制柜体结构、联网控制平台、权限认证模块等。在使用前先将文件贴上标签,与管理软件中的记录相对应,当用户将该文件存/取到保密文件柜时,系统会自动扫描标签。

用户必须在连接的访问控制面板上对自己进行身份验证,然后系统才能解锁相应的隔间以退出设备。管理整个过程的软件将文件和交易信息记录在中央管理仪表板上,管理人员可以在其中查看日志和使用情况报告。

RFID保密文件柜.png

一、文件保密系统的好处

文件保密系统所做的不只是保护闲置设备。通过使整个文件管理过程自动化,这些系统消除了人为错误,并使涉及移动设备的任何业务实践都更加高效。

例如,文件保密系统在防止设备丢失方面非常出色。当在班次结束或其他宵禁结束后仍未归还设备时,管理系统可以通过电子邮件,SMS或其他警报通知主管和用户。当立即进行搜索时,收回丢失文件的机会非常高。

与仅依靠手动数据收集的报告相比,通过自动报告收集的数据提供了更好的洞察力。经理将更细致地了解员工如何使用公司设备。

哪些类型的设备最常出现故障?哪个生命周期最长?回答这些类型的问题将有助于管理人员对不同设备品牌进行更好的成本效益分析,从而为将来的购买决策提供依据。

查看设备随时间变化的详细趋势,还有助于设备经理保持适当大小的库存。采购过多是浪费的。购买必不可少的基本设备可能会使工作人员闲置。

二、企业使用三种不同的文件保密技术

设备跟踪通常使用三种不同类型的文件标签:条形码,射频识别(RFID)标签和GPS标签。每种类型都有其优缺点。

1条码

连接的计算机系统使用红外光束读取条形码标签。尽管仍然经常使用传统条形码,但是当标签本身需要存储更多信息时,通常会使用更新的快速响应(QR)代码标签。条形码可以容纳大约100个字符的数据,而QR码可以存储数千个字符。

条形码标签价格便宜,在英国很容易买到。它们的低单价使得它们成为跟踪低成本文件的诱人选择。

他们不需要专门的设备来阅读。移动和平板相机应用程序可以像专用工业扫描仪一样容易地读取条形码标签。

2条码缺点

扫描仪会用一束红外光读取条形码和QR码,这需要视线才能起作用。如果用户没有正确地将标签放置在扫描仪上,则交易不会记录。

条形码标签的耐用性也远不如其他标签。为了保持较低的成本,它们通常不过是贴纸而已。当低成本条形码标签磨损时,它们将停止正确扫描。

3RFID标签

RFID标签通过短距离无线信号将其身份传输到文件保密系统。它们是用于文件保密的通用选项,并具有广泛的其他潜在业务应用程序。

4RFID专家

与条形码不同,RFID标签不需要读取视线。他们只需要靠近文件扫描仪即可记录交易。

RFID扫描仪还可以同时读取多个标签。扫描员可以在退出时阅读整个套件的内容,然后返回以确认是否对每个项目都进行了快速核算。

RFID标签是由固态技术制成的,这使它们非常耐用。没有活动部件。因此,RFID标签通常具有终身保修。

5RFID缺点

使用RFID标签时必须格外小心。它们的无线信号容易受到金属和水的干扰。在繁忙的环境中或户外环境中使用它们可能会暴露于更多元素的环境中,它们可能具有挑战性。

RFID标签的成本高于条形码和QR码标签。对于跟踪需要更可靠跟踪的中高价值文件,它们是一种经济高效的选择。

6全球定位系统

大多数人都将全球定位卫星(GPS)跟踪作为导航辅助工具。但是,公司还可以在工作场所中移动时使用GPS标签跟踪文件

7GPS优点

用户不需要在访问控制点上主动扫描GPS标签。他们始终通过卫星信号将其位置发送到管理软件。

作为导航辅助工具,GPS标签旨在识别移动和方向。文件保密标签保留了这些功能。如果您的公司需要有关文件的详细运动和位置信息,则GPS标签可以提供该信息。

8GPS缺点

GPS是最昂贵的跟踪选项,因此通常仅适合跟踪高价值文件GPS标签还需要板载电池,该电池可能会磨损,干扰服务并需要更换。

GPS跟踪最适合户外工作场所。因为标签需要卫星连接才能起作用,所以它们在易于产生信号干扰的室内环境中可能无法正常工作。

如何购买文件保密系统。

在英国购买文件保密系统的最佳方法是遵循一个简单的四步过程:

计划安装。

评估不同的解决方案。

设计您的文件管理系统。

实施您的文件保密程序。

遵循此过程将有助于确保您为企业找到最具成本效益的文件保密解决方案,并以能够在一段时间内提供最大价值的方式实施该解决方案。

1.计划

甚至在考虑购买哪种跟踪系统之前,最好先退后一步,考虑一下公司的需求。聚集公司内部关键部门(例如安全,IT和财务)的利益相关者。作为一个小组,优先考虑公司对文件保密的业务需求。您是否需要:

减少由于设备损失而产生的成本?

由于过去的违规,安全性违规或支出,可以更好地实施内部使用政策吗?

通过更好的跟踪来提高运营效率?

达到更好的法规遵从性?

确定业务优先级后,请确定如何根据这些目标评估文件保密系统的性能。您可以为每个指标设置哪些关键绩效指标(KPI)?

2.设计

完成计划后,您可以设计文件保密系统如何最适合您组织的工作流程和物理设施。首先,确定跟踪文件并满足已建立的KPI所需的必要硬件和软件组件。

然后确定您的设施中可以放置不同硬件组件的位置。安全储物柜应放在何处以便有效使用?哪些PC和移动设备可以访问管理软件?

最后,确定将使用的跟踪和访问控制方法。简单的条形码扫描是否足以满足您的需求?结合在一起的RFID跟踪和访问控制系统可以使您更好地了解工作人员如何使用设备吗?

3.评估

接下来,研究市场上可用的不同文件保密解决方案。根据您在计划和设计阶段中设定的条件,编制一份简短清单。

需要根据其硬件,软件以及供应商的服务和支持选项来比较不同的系统。您不仅在寻找可以向您出售产品的人。您正在寻找可以帮助您在未来几年内维持基本业务服务的业务合作伙伴。

4.实施

最后,是时候实施您的新系统了。与新的系统提供商合作,为新的文件保密系统部署硬件和软件。部署后,对所有文件进行完整清单清点并将其添加到管理系统中。

瑞丰智柜专注保密文件柜的研发设计,生产定制服务,欢迎联系合作。

直线:138-2520-0700

热线:0755-29881268

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